Xây dựng page quản lý tài chính cá nhân theo quy tắc JARS trên Notion

I. Giới thiệu

Chắc hẵn chúng ta ai cũng điều nghe cụm từ “quản lý tài chính cá nhân”, nghe rất là fancy và hứa hẹn. Đây là cụm từ xuất hiện nhiều năm trở lại đây ở Việt Nam khi trình độ lao động của ở nước ta đi lên, con người đi vào lối sống công nghiệp và có kế hoạch, mọi người bắt đầu để ý đến quản lý cuộc sống nhiều hơn. mục tiêu chính của quản lý tài chính cá nhân là để cảm thấy an toàn tài chính, giảm thiểu các rủi ro gặp phải do “thiếu tiền” gây ra bởi việc dùng tiền vô tội vạ, chi nhiều hơn cái mình có và chi một hạng mục nhiều hơn mức cần thiết. Xa hơn nữa là dành dụm một cách có kế hoạch phục vụ cho các mục tiêu tương lai.

Có nhiều quy tắc quản lý tài chính cá nhân khác nhau, 50/20/30, JARS, KAKEIBO, mỗi loại có một điểm mạnh yếu riêng, sử dụng quy tắc nào cũng được, quan trọng là chúng ta kiên trì theo đuổi quy tắc sống mà mình đã chọn. Bài viết này mình sử dụng quy tắc 6 cái hũ – JARS, nội dung quy tắc JARS nói rằng chúng ta nên chia thu nhập ra làm 6 phần để sử dụng: 55% for Necessities, 10% Long-term, 10% Play, 10% Education, 10% Financial and 5% Give. Để hoàn thành mục tiêu quản lý, cân bằng tài chính, chúng ta không được sử dụng quá số số tiền mình phân bổ cho một mục. Và để các hoạt động chi tiêu của chúng ta đi theo đúng kế hoạch, không bị lạc lối vào Shopee, Tiki, Lazada chúng ta cần một nơi để tracking, bởi vì chỉ có lý thuyết mà không có cụ thể chi tiết thì quản lý tài chính trở nên kém hiệu quả. Có nhiều App, tool giúp chúng ta thực hiện việc tracking này trên computer, mobile như là Excel, MISA, Home Budget… gồm cả phiên bản có phí và miễn phí, mỗi thứ lại có một điểm mạnh và hạn chế riêng.

Ngày xưa khi thực hành quản lý tài chính cá nhân mình sử dụng Excel để lên kế hoạch và note, phải công nhận các thuật toán dành cho tính toán trong Excel rất mạnh và đa dạng, có thể vẽ biểu đồ thể hiện nhiều thông tin có thể phục vụ cho việc nhìn phần tài chính của mình một cách tổng quát, có thể customize theo ý thích. nhưng vấn đề của Excel là Excel trông rất là chán, có giá trị sử dụng nhưng không có giá trị về User Experience, chỉ là một bảng tính không phải là một giao diện bắt mắt, thời gian mở một file Excel cũng tốn vài giây, để sử dụng phải trả nhiều phí cho bộ MS Office, lưu trữ và truy cập từ các thiết bị khác nhau cũng khiến mình khá khó khăn trong việc quản lý và cuối cùng là không phải ai cũng biết xài Excel. Dạo gần đây Notion đang trend và mọi người bắt đầu đem mọi thứ lên Notion, mình cũng tập tành đem phần quản lý tài chính cá nhân lên Notion, sau một thời gian dùng thì công tâm mà nói việc quản lý tài chính cá nhân trên Notion là chấp nhận được, hiệu quả trong việc tracking chi tiêu, thân thiện với giới trẻ, bản miễn phí của Notion cũng ổn. Tuy nhiên cũng còn nhiều hạn chế về tính năng như vẽ chart về biến động số dư (vẽ được nhưng phải thông qua một số bước phức tạp và không chính thức từ bên thứ 3), về phần hạn chế mình sẽ để ở cuối bài.

Để hiểu được bài viết tốt hơn bạn nên có kiến thức về sử dụng Notion cơ bản, có tìm hiểu sơ qua the JARS money management system. Văn phong của mình có sử dụng lẫn lộn Anh Việt, bởi vì people make it complicated mong các bạn thông cảm 🙂

II. Implement 6 JARS method trên Notion

Phần này mình sẽ nói chi tiết về 6 chiếc hũ trong JARS system và cách implement từng phần trên Notion.

Đầu tiên tạo một bảng trên Notion với 5 cột theo thiết kế dưới đây:

NameTypeDescription
TimeThời gianThời gian thực chi. Dùng để ghi nhận xem bạn đã trả tiền cho khoản này vào thời gian nào
NameText/LabelTên loại chi tiêu. Calculate dưới bảng chọn Count not empty để xem số lần chi tiêu trong tháng
TagsMulti-selectNhãn của loại chi tiêu, chúng ta có thể tạo nhiều nhãn để dễ dàng filter từng mục khi cần truy vấn. Ví dụ hãy tạo 1 tags Eating và gắn cho các chi tiêu cho việc ăn. sau này khi search tags Eating trong bảng ta biết được đã dành bao nhiêu tiền cho hoạt động ăn uống.
AmountNumberSố tiền, format number chọn number with commas. Calculate dưới bảng chọn sum để xem tổng số tiền chi tiêu trong tháng
NoteTextGhi chú. Dùng để note lại những lưu ý về khoản chi này (nếu cần).
Column Design

Bảng được tạo ra sẽ có dạng sau:

Video hướng dẫn:

1. Necessities – 55%

Necessities là các nhu cầu cơ bản cho hoạt động sống hằng ngày. Tiền phân bổ cho Necessities là tiền sử dụng cho mục đích duy trì cuộc sống ở mức ổn định. Các chi phí cho phần này có thể kể đến như tiền ăn, tiền nhà, tiền xăng xe, tiền nước uống, đóng tiền học cho con… Tính chất quan trọng để phân biệt loại chi phí này so với những loại khác là tiền ở khoản này chỉ được chi ra vì một [thực thể] (ví dụ bản thân, một gia đình). Nếu chúng ta chi một khoản ăn uống vui chơi cho 2 [thực thể] chúng ta cần tách khoản đó ra làm 2, một phần thuộc Necessities, phần khác thuộc Play hoặc Give tùy tính chất. Chúng ta sẽ dùng 55% số thu nhập hiện có cho phần này bởi vì đây là phần chi tiêu quan trọng nhất cần quan tâm, hãy yêu thương [thực thể] của bạn!

Để tạo bảng chi tiêu cho phần này hãy duplicate bảng vừa tạo ở đầu và đặt tên là Necessities, thêm các tags cho phần chi tiêu trong mục này, gợi ý mẫu: [Chi phí cơ bản; Tiền ăn; Tiền uống; Tiền xăng xe, Trả nợ tính dụng]. Thêm các template cho từng mục để dễ dàng sử dụng sau này. Add sort time theo ascending để sắp xếp các khoảng chi theo thứ tự từ cũ đến mới. Sau đó lock database lại để không vô tình sửa nhầm table mà chỉ có thể thêm được các khoảng chi.

2. Long-term 10%

Long-term là khoảng tiền sẽ được dành cho tương lai, hay còn gọi là saving. Bạn có kế hoạch đi du lịch, có kế hoạch mua một con xe mô-tô mới ra mắt, bạn muốn cưới vợ, hoặc là phòng các tình huống bất ngờ cần tiền? Long-term chính là khoản tiền phân bổ cho những việc đó, tiền này nên để vào một tài khoản riêng để dễ quản lý vì khoản này không được tiêu thường xuyên, gọi là saving account, saving account này có thể nhờ ngân hàng mở riêng hoặc đơn giản là để vào một ngân hàng khác so với tài khoản ngân hàng bạn đang sử dụng hằng ngày. Tiền trong saving account của bạn cho bạn biết được tính ổn định trong kinh tế của bạn, khả năng bạn giải quyết các vấn đề trong tương lai. Tiền dư thừa trong các mục Necessities, Play, Education, Financial, Give, Debt collection (thu nợ) của một tháng phải được chuyển sang saving account chứ không phải chuyển sang tổng thu nhập cần phân phối của tháng tiếp theo. Bạn có quyền điều chỉnh mức phân phối cho khoản này lên 15, 20% và giảm % của các khoản khác lại, tuỳ theo bạn muốn tiết kiệm bao nhiêu và bạn muốn có bao nhiêu cho tương lai.

Phần này trong Notion ta sẽ tách ra làm 2 bảng là Saving Account và Long-term. Saving account được dùng để tracking số tiền trong tài khoản Saving của chúng ta và số tiền cần cho goal. Xem chúng ta liệu có đủ tiền chưa và thiếu bao nhiêu tiền cho goal. Long-term để tracking chi tiết các lần chúng ta để tiền vào saving account mỗi tháng và thêm goal mới. Giữa 2 bảng Có thêm cột relation thể hiện mối quan hệ giữa 2 bảng.

Duplicate bảng vừa tạo ở đầu và đặt tên là “Long-term”.

Mục tiêu của bảng này là track lại tiền ra vào saving account và track xem chúng ta đã đủ tiền thực hiện một mục tiêu nào đó chưa, vì thế sẽ có 2 loại ghi nhận chính ở bảng này, một là thời gian chuyển tiền vào tài khoản này mỗi tháng, 2 là ghi nhận đã chi cho một mục tiêu đặt ra trước. Từ 2 mục đích chính vừa liệt kê ra ta thêm các tags cho phần này là [Monthly, Pay for goal].

Tạo một bảng mới Đặt tên là Saving account với 3 cột: Name, Tags, Amount. Name là tên của saving account, ví dụ “Saving Account MSB”, “Saving Account Vietcombank”, “Current Goal”. Tags gồm 2 tag là account và goal để phân biệt nào là account nào là goal sắp tới.

Quay trở lại bảng Long-term và tạo một cột mới với Property type là Relation để tạo relation với bảng Saving account, đặt tên là Saving Account Rela.

Như thế là ta đã tạo được quan hệ giữa 2 bảng Long-term và Saving Account, bây giờ ta có thể tính tổng số tiền các lần để tiền vào tài khoản tiết kiệm trên bảng Long-term và Xem số tiền cần để tiến tới mục tiêu thông qua một ít bước nữa. Tạo 2 template cho bảng Long-term là Monthly và Pay for goal.

Template Monthly để ghi nhận các lần để tiền vào saving account. Ở đây đây mình có 2 tài khoản tiết kiệm mình sẽ tạo 2 template monthly như sau:

Pay for goal thể hiện số tiền cần cho một mục tiêu, lưu ý amount của pay for goal luôn là số âm.

Bây giờ tạo một số dòng ở bảng Long-term để tiền vào tài khoản và tạo thêm 1 goal ta sẽ được như sau:

Tại bảng Saving Account đổi property type thành Rollup:

Sau đó nhấp vào một ô bất kì của cột Amount để đổi cách tính Amount, chọn sum Amount ở Long-term theo hình dưới đây:

Sau khi làm xong ta được như hình dưới này

Vậy là ta đã có thể quan sát tổng tiền để vào tài khoản MSB là 2tr1, Vietcombank là 1tr và cần 500k mua tay nghe. Khi target mua tay nghe đã đạt và đã thanh toán hãy sửa Saving account rela từ current goal thành saving account mà bạn dùng để thanh toán tai nghe để nó hiện đúng số tiền hiện có của tài khoản saving account. VÍ dụ dưới đây tôi chuyển Saving account rela thành Saving Account MSB, thì tiền của Saving Account MSB trong bảng Saving Account giảm còn 1tr6:

Sau cùng là ẩn cột Related to Long-term 1 (Column) cho dễ nhìn:

Nếu còn thấy khó khăn trong cách làm, hãy xem video hướng dẫn sau:

3. Play 10%

Play là khoản chi cho vui chơi, giải trí, làm đẹp, mua sắm trong tháng. Lưu ý chơi ở đây chỉ mang lại giá trị vui vẻ, nếu chơi ra tiền như chơi đề chơi cá độ thì phải được liệt kê ở 5 -Financial. Nếu là dân chơi, hoặc người theo hệ yolo (you only live one), khoảng này nên được điều chỉnh lên mức cao hơn thay vì 10%, sao cũng đúng, vui là được, nhưng nên nhớ một khi đã đặt ra % phân bổ, không được dùng nhiều hơn số tiền mình phân cho khoảng này. Sai lầm của hầu hết chúng ta là sử dụng quá nhiều tiền cho các hoạt động loại này mà không biết đâu là điểm dừng, vì thế nãy luôn quan sát số tiền phân bổ, số tiền còn lại trong mục này để chi tiêu hợp lý cho những ngày còn lại của tháng.

Lại công việc cũ: Duplicate bảng vừa tạo ở đầu và đặt tên là “Play”. Mục tiêu của bảng này là thể hiện chi tiêu cho Play trong tháng. Cũng không khác biệt lắm so với Necessities, các tags thì có thể tạo tags như sau:[Video game, Physical movement, Cinema, Spa, Shopping, Others].

4. Education 10%

Đây là khoản tiền phân bổ cho mục đích giáo dục. Mua khoá học, mua account, sách vở phục vụ nhu cầu nâng cao kiến thức. Nếu là người theo hệ ngôi sao sáng, học bá đại thần, khoản này cần được chú trọng phân bổ nhiều nguồn tiền hơn. “Đầu tư cho tri thức không bao giờ sai, đầu tư cho tri thức sai thì mới sai thôi” – Một vĩ nhân mạng xã hội từng nói như vậy, vậy nên đừng vì muốn dành nhiều tiền dư cho saving account cuối tháng mà tiếc việc chi tiêu cho khoảng này. 10% thu nhập hoặc hơn cho khoản này sẽ đem lại rất nhiều lợi ích trong tương lai.

Các tags gợi ý cho bảng này như sau:[Tuition, Course, Account, Stationery, Others]

5. Financial 10%

Financial là khoản để đầu tư sinh lãi để tăng số thu nhập hàng tháng. Bitcoin, cổ phiếu, bất động sản… hay thậm chí cá độ, đánh đề bất cứ thứ gì có thể đem lại nhiều tiền hơn. Đây cũng là một trong những khoản tiền dễ bị chi tiêu quá mức cần được chú ý. Các con bạc lâm vào cảnh nợ nần thường do đầu tư cho sinh lãi quá số tiền 10% thậm chí quá tất cả số tiền mà họ có. Nên nhớ đầu tư thì có lời cũng có lỗ, và điều đó cần phải được chấp nhận, đừng vì muốn lấy lại số lỗ và lời nhiều hơn mà chi tiêu vượt mức phân bổ, cán cân tài chính bị đỗ vỡ và bạn trở nên mất kiểm soát.

Sau tất cả những nguy cơ phía trên, sao chúng ta không điều chỉnh mức này về 0%, thật vậy, những cá nhân thích sự ổn định, thường điều chỉnh mức này về 0. không làm gì thì sẽ không mất đi đâu được. Ở đây chúng ta không phán xét cách sống, nên: lại tuỳ bạn!

Tiền lãi từ khoản này sẽ trở về tổng thu nhập hàng tháng dùng để phân bổ cho tháng tiếp theo. Tiền gốc thì cho vào saving account, lỗ thì bỏ đi. Tuy nhiên vẫn có thể để tất cả vào saving account.

Các tags gợi ý cho bảng này như sau:[Bitcoin, Stock, Real estate, Gamble]

6. Give 5%

Đây là khoảng tiền sử dụng để cho đi, cho gia đình, cho bạn bè, cho người nghèo khó. Và nếu là người thường hay cho đi. Nhớ note lại khoản này cho kỹ, kẻo sau này phải SAO KÊ! Trong cái xã hội hiện tại, nơi mà quyền lực mạng lên cao và làm việc tốt thường sẽ bị gán cho mục đích trục lợi hoặc làm màu, giúp người khác đôi khi đem lại những tai hoạ tiềm tàng, mọi người e dè hơn trong việc lan toả yêu thương, và, để an toàn nhiều người không chi bất cứ thứ gì cho mục Give. Hi vọng người tốt vẫn sẽ tốt, và bạn không để khoản này ở mức 0%.

Các tags gợi ý cho bảng này như sau: [Family investments, Charitable work, Others]

Sắp xếp lại các bảng theo thứ tự và tạo template:

Làm theo video dưới đây để tạo button thêm tháng mới và sắp xếp lại vị trí các bảng cho hợp lý. Riêng phần Saving Account bạn để ở đầu page để dễ dàng quan sát, theo dõi số tiền hiện có của bạn.

III. Cách sử dụng đạt hiệu quả

Để sử dụng hiệu quả các bạn nên tạo thêm template cho các hoạt động xảy ra thường xuyên, nhớ đánh tag cụ thể cho từng loại chi tiền để có thể quản lý hiệu quả xem bạn đã chi bao nhiêu tiền cho một loại tag, từ đó có thể biết được hiện bạn đang chi nhiều hay ít.

Các bạn cũng có thể thêm hình vào cho phần quản lý của mình thêm sinh động. Việc add hình như thế nào các bạn có thể tham khảo các bài hướng dẫn add hình cho Notion trên youtube, có rất hiều video hướng dẫn và rất dễ hiểu.

Lúc đầu có thể bạn thấy việc mỗi lần chi tiền điều note là một thứ tốn thời gian, vì thế lúc bắt đầu có thể bạn không cần note mỗi lúc bạn chi tiền mà dành ra một khoản thời gian cuối ngày để note lại mình đã chi tiêu như thế nào trong ngày, cũng là khoản thời gian bạn nhìn lại về chi tiêu và kết hoạch chi tiêu của bạn

Mỗi tháng bạn nên dành ra một buổi để nhìn lại, và lập kế hoạch cho tháng tiếp theo. Những thứ bạn cần chú ý trong buổi planing cho tháng tiếp theo là: số tiền bạn đã chi cho từng mục, nhiều quá? ít quá? vừa đủ? cần thêm không? Bạn có mục nào bạn đã chi tiêu vượt mức không? nếu có bạn cần chú ý về khoảng chi tiêu đó cho tháng tiếp theo, một khoảng chi tiêu vượt mức không được kiểm soát, sẽ dẫn đến nhiều hệ lụy, vì thế, hãy cẩn trọng, nếu thấy review 1 tháng 1 lần là quá ít, hãy review tài chính của bạn mỗi tuần cùng với buổi planing cho công việc, một lần 2 chuyện.

Dù thế nào hãy luôn nhớ tiền là của bạn, bạn có thể điều chỉnh % như thế nào là tùy thích, nhưng khi đã có kế hoạch chi tiêu rõ ràng, phân bổ tài chính vào các mục, hãy tuân thủ kế hoạch ban đầu, khi có một sự chi tiêu vượt mức bất khả kháng, hãy dành ra ngay một khoảng thời gian để điều chỉnh lại kế hoạch tài chính của bạn trong tháng.

IV. Nhận xét

Thời nay mọi người hay đem mọi thứ lên Notion nên việc quản lý tài chính trên Notion cũng là một phần tất yếu. Notion có nhiều điểm mạnh để chúng ta có thể khám phá, trợ giúp chúng ta nhiều trong công việc tui nhiên nó cũng có nhiều thứ cần cải thiện như việc tính toán liên bảng còn nhiều khó khăn, không thể nào bằng excel, nên việc quản lý tài chính cá nhân theo mô hình JARS trên Notion khi mình viết và làm hướng dẫn mình cảm thấy Notion vẫn còn thiếu thiếu, hơn trung bình một chút chứ không phải là best, trong tương lai mình nghĩ Notion nên cải thiện phần tính toán liên bảng để có thể lấy chính xác một số tiền từ một ô đem sang bảng khác, cũng như hỗ trợ nhiều function tính toán trên bảng hơn.

Về JARS thì mình thấy đây là một phương pháp quản lý tài chính khá ok, có thể thực hành theo và có hiệu quả, dĩ nhiên sẽ còn nhiều phương pháp khác, hi vọng trong tương lai mình có dịp tìm hiểu và giới thiệu đến các bạn.

V. Kết

Trong một thời đại mà mọi người điều muốn quản lý cuộc sống của mình, xây dựng một phiên bản hoàn hảo thì tiền là không thể thiếu, nhưng có tiền mà không biết xài tiền một cách có kế hoạch thì rồi cũng không còn đồng nào. Ai cũng quản lý tài chính cá nhân hết rồi không lẽ bạn lại không? Hi vọng qua bài viết bạn sẽ hiểu thế nào là quản lý tài chính theo JARS và kiên trì thực hành, để bạn có thể só cuộc sống ổn định và hoàn thành các mục tiêu mà bạn đặt ra.

Reference:

1. https://www.harveker.com/blog/6-step-money-managing-system/

2. https://business.capapham.com/the-6-jars-system-phuong-phap-quan-ly-tien-bac-money-management-hieu-qua-giup-ban-tu-do-tai-chinh-tu-t-harv-eker/

3. https://dragonlend.vn/dragonlend-blog/6-chiec-lo-jars-se-giup-ban-quan-ly-tien-bac-hieu-qua-hon/

Leave a Comment